🧭 Giriş
“Bir İK uzmanı kaç çalışana destek veriyor?” sorusu; iş yükü, süreç verimliliği ve kadro planlamasının kalbinde yer alır. Bu metrik, İK ekibinin büyüklüğünün organizasyon ölçeğine ve dijitalleşme seviyesine göre doğru ayarlanıp ayarlanmadığını gösterir.
❓ Nedir?
HR-to-Employee Ratio, bir İK profesyonelinin hizmet verdiği çalışan sayısını (veya tersinden, çalışan başına İK yüzdesini) gösteren basit ama etkili bir kıyaslama metriğidir. Organizasyon tasarımı, kapasite planlama ve dış kıyas (benchmark) çalışmalarında kullanılır.
🧮 Nasıl hesaplanır?
Temel formüller
- Oran (1:N):
Toplam Çalışan FTE / Toplam İK FTE→ ör. 1:100 - Yüzde (%):
Toplam İK FTE / Toplam Çalışan FTE→ ör. %1,0
FTE notu: Hem İK hem de çalışan sayısını FTE (Full-Time Equivalent) olarak normalize edin (yarı zamanlı = 0,5 gibi).
Kapsam notu: İK kapsamına HRBP, İşe Alım, Eğitim-Gelişim, Ücret/Özlük, İK Analitiği, İK Operasyonları vb. dahildir. Harici paydaşlar (outsourced payroll, danışman) ayrı raporlanmalı veya FTE’ye çevrilerek açıkça not düşülmelidir.
Örnek hesaplama (adım adım)
- Toplam çalışan (FTE): 2.000
- Toplam İK (FTE): 20
- Oran: 2.000 / 20 = 100 → 1 İK çalışanı 100 kişiye hizmet veriyor
- Yüzde: 20 / 2.000 = %1,0
Çok lokasyonlu örnek (FTE dönüşümüyle)
| Lokasyon | Çalışan (headcount) | PT katsayı | Çalışan FTE | İK (headcount) | İK FTE |
|---|---|---|---|---|---|
| A | 900 | 0,90 | 810 | 7 | 6,5 |
| B | 700 | 0,95 | 665 | 6 | 5,8 |
| C | 550 | 0,85 | 468 | 5 | 4,7 |
| Toplam | 2.150 | 1.943 | 18 | 17,0 |
- Oran: 1.943 / 17,0 = 114,3 → ~1:114
- Yüzde: 17,0 / 1.943 = %0,88
Excel ipuçları
- Oran (1:N):
=Toplam_Calisan_FTE / Toplam_IK_FTE - Yüzde:
=Toplam_IK_FTE / Toplam_Calisan_FTE - FTE dönüşümü (ör.):
=TamZamanli + (YariZamanli * 0,5)
🎯 Neden önemli?
- Kadro planlama: Doğru ölçekle iş yükü dengelenir.
- Dijitalleşme görünümü: Self-servis ve otomasyon seviyesi oranı doğrudan etkiler.
- Verimlilik & maliyet: Fazla/eksik kadroyu erken fark ettirir.
- Benchmark: Sektör ve ölçek emsalleriyle makas analizi yapmanızı sağlar.
- Risk göstergesi: Aşırı yüksek oran İK’nın reaktif kalmasına; aşırı düşük oran ise atıl kapasiteye işaret edebilir.
Not: “İdeal” oran; sektör, sendikalaşma, mavi/beyaz yaka dağılımı, süreç olgunluğu ve teknoloji seviyesine göre değişir. Dış kıyas için SHRM/AIHR/Deloitte/Gartner raporlarını kullanın.
🔧 Nasıl iyileştirilir?
- Otomasyon: Tekrarlayan işlemleri iş akışları/RPA ile azaltın (örn. izin onayı, belge üretimi).
- Self-servis: Çalışan & yönetici self-servis (ESS/MSS) kullanımını artırın.
- Dijital ekosistem: HRIS–ATS–LMS–Payroll tümleşik kurgusu, çift girişleri elimine eder.
- Odak kaydırma: Operasyondan analitiğe ve danışmanlığa (HRBP) zaman ayırın.
- Outsource/Co-source: Bordro/BES gibi uzmanlık alanlarını dış kaynakla verimli yönetin.
- Yetkinlik tasarımı: Rol açıklıklarını, SLA’ları ve RACI’yi netleştirin.
📊 Nasıl takip edilir?
1) Veriler
- HRIS kadro listesi (İK alt fonksiyonlarına göre)
- Çalışan sayıları (aylık kapanış snapshot’ı, FTE bazında)
- Outsource edilen rollere ait sözleşme/FTE eşdeğeri
2) Dashboard önerisi
- Gauge: Anlık oran (örn. 1:100), bantlar: iyi–uyarı–risk (kurum içi eşiğinize göre)
- Bar: Lokasyon/birim bazında oran kıyası
- Line: Zaman içindeki trend (12A)
- Overlay: Dış benchmark çizgisi (referans aralık)
- İlişkilendirme kartları: Oran ↔ işlem süresi ↔ bordro hata oranı ↔ kapatılan talepler
3) KPI eşik taslağı (kuruma uyarlanır)
- ≤ 1:80 → yüksek İK yoğunluğu (konfor/atıl riski)
- 1:80 – 1:130 → dengeli bant (hedef)
- ≥ 1:130 → yük riski (servis seviyesi düşebilir)
📝 Sonuç & Yorum
Oran tek başına hüküm vermez; süreç olgunluğu ve teknoloji seviyesiyle birlikte okunmalıdır. Sağlam bir FTE normalizasyonu ve net kapsam tanımıyla ölçüldüğünde, bu metrik kadro planlamayı objektif hale getirir ve dijital yatırımların etkisini görünür kılar.
📚 Kaynak & Notlar (önerilen)
- SHRM – Benchmarking (HR Staffing)
- AIHR – HR Metrics for Capacity & Workforce Planning
- Deloitte – High-Impact HR Operating Models
- Gartner – HR Function Design & Digital HR
🔑 SEO
